Bezoekersinzichten én directe opvolging in het schoolkeuzeproces

Leerlingen uit groep 8 staan voor de eerste belangrijke keuze in hun leven: Ze moeten een middelbare school kiezen. Scholen organiseren allerlei open dagen en kennismakingsactiviteiten om leerlingen kennis te laten maken met hun school. Maar hoe kun je als school (potentiële) leerlingen nu echt het beste ondersteunen in hun keuze? En wie komen er eigenlijk af op kennismakingsactiviteiten? 

Header image

Het Onze Lieve Vrouwelyceum (OLV) ontdekte in samenwerking met Abbi hoe een customer journey kan helpen om bezoekers te identificeren en hen te ondersteunen in het schoolkeuzeproces.

De opbrengst: Inzicht in bezoekers en hun wensen én diverse mogelijkheden voor opvolging.  
 

Van kennismakingen naar customer journey

Scholen steken veel tijd, geld en energie in kennismakingen met potentiële leerlingen of studenten. Na deze kennismaking ontbreekt het echter vaak aan inzicht in wie er interesse hebben getoond en waarom. Ook is er doorgaans nauwelijks gerichte persoonlijke opvolging. 

Bezoekers worden niet, of niet goed genoeg geregistreerd en verdwijnen na de activiteit uit het oog. Als een onderwijsinstelling wel weet wat er speelt bij aankomende leerlingen dan zouden ze hun kennismakingsactiviteiten veel beter kunnen afstemmen op de doelgroep. 

Het OLV kon zich hier volledig in vinden en startte met Abbi een traject om de bezoekers van haar open dag te identificeren en op te halen welke behoeften zij hebben in het schoolkeuzeproces. Op deze manier hopen zij potentiële leerlingen zo goed mogelijk te ondersteunen. De volgende doelen stonden in dit project centraal: 

  • Een methode vinden om bezoekers te registreren en identificeren;
  • Ondersteuningsbehoeften in kaart brengen om daar ook een gericht vervolg aan te geven;
  • Evaluatie van de open dag.

Voor deze pilot richtten we een customer journey in met WhatsApp als primair communicatiekanaal. Dit werd mogelijk gemaakt met een Customer Data Platform (CDP) waarmee alle profielen en communicatie vanuit één centrale plek beheerd konden worden. 

De Journey

  1. Aanmelding bij binnenkomst 
    De journey start direct wanneer ouders en hun kinderen aankomen op de open dag. Bij de ingang van het OLV en bij aanmeldtafels liggen posters met QR-codes. Via het scannen van de QR-code komen bezoekers op een eenvoudig digitaal aanmeldformulier waar bezoekers een aantal basisgegevens achterlaten én toestemming geven om benaderd te worden voor relevante informatie en onderzoek rondom de schoolkeuze van het kind. Met deze laagdrempelige manier van aanmelden hebben we bijna 500 bezoekers geïdentificeerd. 
     
  2. Warm welkom via WhatsApp 
    Bezoekers ontvangen na aanmelding direct een welkomstbericht via WhatsApp. Met dit bericht worden zij warm onthaald en krijgen zij de eerste informatie die voor hun bezoek handig is. Zoals de verwijzing naar routes en mogelijkheden voor een rondleiding. 
     
  3. Follow up 
    In de middag na de Open Dag ontvangen bezoekers een persoonlijke WhatsApp uitnodiging om de dag te evalueren. In een interactieve chat leren we wat bezoekers van de open dag vonden, in welk stadium van de schoolkeuze zij zich bevinden en of het OLV ze nog verder kunnen helpen. Zo halen we niet alleen feedback op, maar bieden we de bezoekers ook mogelijkheden om hen verder te helpen. 
     
  4. Reminder voor extra respons 
    Bezoekers die na 2 dagen nog niet hebben gereageerd ontvangen een reminder per WhatsApp. Zo zorgen we voor maximale respons. 
     
  5. Opvolging 
    Wanneer bezoekers behoefte hadden aan meer informatie, of nog vragen hadden, werden zij telefonisch door het OLV benaderd. Zo kon de school hen optimaal ondersteunen in het schoolkeuzeproces.

Learnings

  • Een digitale communicatiejourney met inzet van de juiste kanalen, zoals Whatsapp, leent zich goed voor bezoekersregistratie en opvolging. Bijna 500 bezoekers hebben zich aangemeld en toestemming gegeven voor communicatie rondom de schoolkeuze van hun kind.
     
  • De journey leerde ons verassende feiten over de bezoekers: Zo kwam een groot deel van de leerlingen uit groep 7. Met deze informatie kan het OLV haar open dag én andere kennismakingsactiviteiten nog beter afstemmen op de behoeften van deze doelgroep die anders zijn dan bij bezoekers uit groep 8.
     
  • Ouders willen graag op de hoogte gehouden worden van kennismakingsactiviteiten om hun kind te helpen met hun schoolkeuze. Doordat ouders bij de aanmelding toestemming hebben gegeven voor communicatie rondom schoolkeuze van hun kind kan het OLV hen blijvend benaderen met relevante content. Op deze manier kan het OLV beter in de behoefte van ouders voorzien.

"Samen met Abbi hebben we onze customer journey van potentiele studenten geoptimaliseerd. Klantprofielen werden middels Conversational AI verrijkt en geactiveerd via mobiele communicatiekanalen zoals Whatsapp. Zo werden potentials op maat geholpen bij het maken van hun studiekeuze."

Headshot
Stephanie Majoie – Hogeschool Inholland

"Met Abbi  hebben we nu wel inzicht hoe kennismakingen worden ervaren en hoe we potentiële leerlingen beter kunnen begeleiden in hun schoolkeuze"

Headshot
Theo Voncken - Afdelingsleider Brugklas OLV - Breda

"Dankzij persoonlijke dialogen kunnen wij vrijwilligers niet alleen op een toegankelijke manier informeren, maar hen ook meteen actief betrekken bij het doel waarvoor ze zich inzetten. De technologie van Abbi maakt het mogelijk om deze gesprekken precies op het juiste moment in de klantreis te voeren."

Headshot
Femke Stal - Brandwonden Stichting

Hey, ik ben Abbi, kan ik je ergens mee helpen?